詳細打合わせ・施設利用にかかる注意点
各種申請書・図面等について
本施設ホームページよりダウンロードいただくか、本施設係員までお申しつけください。
事前打合せ
ご利用の約１ヶ月前までに、下記の催物実施要項等関係書類一式を御提出頂き、本施設係員と催物に関する詳細な打合せをお願いいたします。
- 催物の実施要項・利用計画等
※ポスターやチラシ等でも結構です。催物の内容がわかるものをご提出ください。
- 当日のプログラムおよび会場利用計画
- 利用附帯設備等の内容
- 運営マニュアル等
- レイアウト図面、装飾看板等の施工図面やデザイン案
- 電気、水道等の設備利用に関する詳細（仮設電源設置申請書等の申請等）
- 消防署提出書類（必要時）
- 警察署提出書類（必要時）
- 保健福祉センター等行政諸官庁への申請書類（必要時）
報道・中継・収録・撮影について
報道対応
催物に対し報道機関の取材が入る場合には、事前に詳細を本施設までお知らせください。
中継・収録・撮影
- 中継・収録・撮影が行われる場合は、事前に詳細を本施設までお知らせください。
- ご利用会場以外に建物外観、共有スペース等の本施設管理区域を撮影・収録・中継される場合も、事前に本施設までお知らせください。
- 中継車ご利用の際は設置箇所、放送中継設備・使用電源等についても事前にご相談ください。
- ワイヤレスマイクをお持ち込みでご利用希望の際は制限がございますので、予めご相談をお願いいたします。
ご利用に際して
喫煙について
健康増進法の施行に伴い、館内は全館禁煙となっています。喫煙の際は、屋外に設置されている喫煙コーナーをご利用ください。
飲食について
会場内での飲食
- 本施設内でのお弁当・ランチ／宴会等を含む飲食手配は以下のいづれかで手配が可能です。
①飲食登録企業へ発注
②青葉山サービスカウンターへ発注
詳細は下記PDFをご参照ください。
お弁当・ランチ・宴会 - 飲食登録企業の詳細についてはこちらをご参照ください。
- 不特定多数の方に飲食物の販売を行う場合は、登録企業からお選びいただき本施設の承認を得た上で、仙台市青葉区保健福祉センターから臨時営業の許可を受けてください。
- 火気を使用する場合、仙台市青葉消防署に禁止行為の解除申請が必要となります。
- 厨房・パントリーで附帯設備以外に火器設備等を持込使用をご希望の場合は、必ず事前に本施設係員までご相談ください。（制限がございます）
- 利用前に臨時営業許可ならびに解除申請書の控えを本施設へ提出してください。
- 飲食場所については事前にご相談ください。
- 会議棟 大ホールは飲食禁止となります。ご注意ください。
消防への届出について
- 通路や非常口、消火栓、消火器、誘導灯の前には物を置かないよう、お願いいたします。
- 火気の使用など、催物の内容によっては関係官庁への届出が必要な場合があります。
申請は本施設の利用承認を受けたあと、消防署の承認を得ることが必要です。
火気使用申請先：仙台市青葉消防署 022-234-1121
レイアウト・設置物等について
- レイアウト図面・装飾品・看板（サイン）等の施工デザイン案は確定前の段階で必ずご提出をお願いいたします。設置不可・移動・変更をお願いする可能性がございます。
※高さ・大きさ重量制限があります。
- 看板の設置場所には限りがございます。事前にご相談ください。
- セロテープ・ガムテープの使用は禁止です。
- 壁へのはりがみや施設への直接施工はご遠慮ください。
持ち込み品について
展示物を含む持ち込み品については、利用者が責任をもって管理するようお願いいたします。
特に貴重品等の展示については、万が一に備え、保険に加入されることをお勧めいたします。
ゴミについて
ゴミは持ち帰るか、指定ゴミ袋に入れ、会議棟地下駐車場のゴミ置き場においてください。
指定ゴミ袋は会議棟1階「青葉山サービスカウンター」（1枚 税込410円）で販売しております。
※なお、購入したゴミ袋は払い戻しできません。ご注意ください。
※家庭用ゴミ袋、他地域のゴミ袋等はご利用いただけません
搬出入について
会議棟 大ホール・展示棟 展示室を除いては、搬出入専用スペースはございませんので、他の会場で搬出入車両の駐車が必要な場合は、本施設係員にご相談ください。
特に展示・レセプションホールで大規模な搬出入がある場合は、時間や方法について調整が必要となりますので、事前に係員に確認を取るようお願いいたします。
ロビー・ホワイエの利用について
会議棟ロビー及び展示棟ホワイエは、共有スペースかつ通路であり、独占的な利用は出来ません。
利用に関しては、本施設係員にご相談ください。
利用会場の開錠と鍵の貸出
- 会議棟 小会議室、控室、応接室および展示棟 会議室、控室、応接室については、原則、利用開始10分前から鍵の貸出を行いますので、会議棟事務室までお越しいただき、鍵貸出の手続をお願いいたします。
それ以外の会場については本施設係員が原則、利用開始10分前から開錠いたします。それ以前から開錠ご希望の方は前時間・前区分よりご利用申込みをお願いいたします。
※ただし、開館時間以外のご利用をご希望の際は別途条件となりますので、本施設係員までお問い合わせください。
- 施設を複数日にわたってご利用する場合も、鍵は各日の催事終了後返却ください。
また、利用施設外への持ち出しは行わないでください。 - 貸出をした鍵については、利用者で責任を持って管理をお願いいたします。鍵を損傷または紛失した場合、錠前等の交換費用を申し受けます。
附帯設備の利用について
- 備品の保有数については限りがございますので複数の催事で利用希望があった場合は、貸出数量を制限させていただきます。
- 予め、ご希望数を本施設係員へご相談ください。
代行手配について
会場設営、花、看板、オペレート技師、電源工事、警備につきましては、センターで代行手配が可能です。
詳細につきましては、本施設係員にご相談ください。
荷物について
- 原則、主催者様と宅配業者様で直接お受け渡しをしていただいております。本施設では昨今、下記のようなトラブルが多く発生しているため、御荷物お預かりについて主催者様にご協力いただいている次第でございます。
・他催事の荷物との混在による荷物の紛失、損傷
・配送業者の誤引渡しによる荷物の紛失
・内容物不明による不適切な保管状況による汚損、毀損 - 本施設での代理受取やお預かりはいたしておりません。荷物の配達・集荷については施設利用開始時間から終了時間までの間とし、ご利用時間内で荷受けおよび発送ができる主催者様自身で荷物の引き取り・発送を行ってください。
- 送付状には必ず、センター利用日・利用会場・催事名・荷受ご担当者名・荷受ご担当者様連絡先を明記の上、着日・着時間指定でお送りください。
- ご利用日外・ご利用時間外に荷物が到着してしまいました場合、業者より発送元へご確認頂き、再配達の手配をしていただく場合がございますので、予めご了承ください。
- お荷物の集配・管理を含む対応は全て催事主催者様にてお願いいたします。本施設にて保管・受取、またそれに伴う責任は負いかねます。
- 催事名・利用会場等が明記されていない場合、不審物発送元へ、返送させていただくことがございます。
音量・導線の制限と誘導について
- 本施設は同一フロアに複数会場があるため、隣接する会場で別催事が行われてます。
- 他の催事に影響が出ないよう、音量の制限／利用者導線の制限をお願いする場合がございます。
- また、参加者／来場者の混乱を防ぐため、誘導員配置、サインの配置をお願いしております。
その他
- その他、ご利用に関しては「ご利用案内（準備中）」をご確認ください。
